W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Отчитане на подотчетни лица с ERP Workflow

Подотчетни лица с EPR

 

В съвременната бизнес среда, организациите все повече имат нужда от подобряване на ефективността и премахване на двойната работа. Един от процесите, които протичат в почти всяка една организация е отчитането на подотчетните лица (хората боравещи със служебни пари). Това се прави с оглед контролирането на техните разходи, както и за отнасянето на разходите към конкретни разходи групи или бизнес центрове за по-добра проследяемост.

В своята работа оперативните счетоводители извършват две основни задачи:

  • Правят проверка на отчетените документи, сумите, нужните оторизицаии и други реквизити на съответния разходен ордер или авансов отчет;
  • Въвеждат информацията в съответната счетоводна програма или бизнес софтуер за управление.

 

От своя страна подотчетните лица се грижат също за две основни дейности за отчитането на служебните разходи:

  • Събиране на всички разходо-оправдателни документи;
  • Пресмятане и попълване на съответния разходен ордер или авансов отчет.

 

На следващ етап попълнения от служителя отчет се предава на прекия ръководител за оторизация на направените разходи. В различните организации може да има различен път на одобрения, но отчетът може допълнително да се оторизира от главен счетоводител/контролер или финансов мениджър преди да се пристъпи към отчитане пред касиера на компанията.

В следващото видео, можете да разгледате какво решение има за този работен процес с Microsoft Dynamics 2012 AX:

 

 

Процесът от видеото е следния:

  • Служителят чрез телефонна програма си записва и изпраща към системата направените разходи като има възможност да прикачи своите разходо-оправдателни документи чрез снимка;
  • След това обработва разхода и го пренасочва в съответната категория/разходен център/отдел от своя компютър;
  • В следващия етап го изпраща към по-горно ниво за оторизация в зависимост от workflow-а, който е установен в компанията.

 

Какво се печели от оптимизирането на този процес:

  1. Пести се над 40% от времето на счетоводителя, тъй като няма да има нужда да въвежда повторно информацията въведена от подотчетното лице;
  2. Оптимизира се времето на отчитане на лицето чрез телефонните приложения, както и насочването през системата, вместо ръчното попълване на съответния касов ордер или авансов отчет;
  3. Пести се от времето на служителя да пресмята ръчно своите разходи;
  4. Редуцира се риска от грешки при пресмятането;
  5. Редуцира се риска от грешка при въвеждане от счетоводителя, тъй като вероятността да пропусне грешка, която е направена от него е много по-голяма, отколкото от друго лице;
  6. Дава се възможност за отдалечено отчитане на подотчетното лице, което може да е важно при съвременните нужди за навременно месечно и годишно приключване;
  7. Възможност за отдалечено одобрение от по-горно йерархично ниво;
  8. Дава се възможност на мениджърите да получат незабавна обратна връзка за състоянието на техните разходи спрямо планирания бюджет;
  9. Подобряване на възможностите за справка за направените разходи по подотчетни лица, както от техните ръководители, така и от финансово-счетоводния отдел, а дори и от по-горните йерархични нива в зависимост от архитектурата на системата и правата на потребителите;
  10. Вероятно подобряване на мотивацията на счетоводителя, тъй като ще пренасочи своите усилия от досадната и монотонна ръчна работа по „набиване“ на информация, към съществената работа по контролирането и опазването на интересите на собственика на компанията.

 

Както сами виждате, предимствата са много и според мен значителни. Вероятно има и други, за които не се сещам в момента. Подобренията в ефективността са както при счетоводителите така и при подотчетните лица в цялата организация. Процесът е много по-прозрачен и по-контролируем, което би имало и позитивен ефект върху културата в компанията. Подобен е и работният процес отнасящ се за документи, който се плащат по банков път, който също може да се интегрира в workflow чрез ERP система.

Tags: ,

One Response to “Отчитане на подотчетни лица с ERP Workflow”

  1. Vlady 04.04.2013 at 20:22 #

    Не знаех, че Workflow е ERP система. Според мен е доста повече счетоводство и склад, отколкото да може да се планират ресурси и да се управляват предприятия. Но скоро не съм я виждал и може да са се развили до нивото на ERP системите. За Dynamics мога да кажа, че е една от най-неработещите системи в световен план. Това, че е добре спонсорирана от Microsoft и има добра реклама не означава, че е добра. В България познавам поне 5 компании, които са се пробвали да внедрят и не са успявали.

Leave a Reply