W3vina.COM Free Wordpress Themes Joomla Templates Best Wordpress Themes Premium Wordpress Themes Top Best Wordpress Themes 2012

Работа с Excel – съчетание между любов и омраза

Една от програмите, с които се сблъсква всеки човек в работата му в почти всички сфери е Excel, с чиято помощ манипулираме данни и редактираме електронни таблици. Опита ми с Excel датира от 2000 г., когато в училище започнаха да ни преподават на Excel 97 и останалите програми от офис пакета. Всъщност това заедно с машинописа по БДС и базата по основи на счетоводство са едни от най-полезните умения и знания, които са ми останали от Търговската Гимназия и ми вършат повече от чудесна работа вече над 7 години.

Ще бъда прям, мразя тази програма и в същото време понякога я обичам адски много. Тази „love-hate“ връзка е обоснована от предназначението  на ексела да бъде помощник, но не и основен бизнес софтуер, в което често се превръща. Всъщност има голям дял български малки и средни компании, в които основната дейност се извършва в Excel. Говорейки за от попълване поръчки, през отчитане на работни карти за производство, отчитане на капацитет и натоварване, през преминаване на контрол на търговците и още много и различни примери, в които усилено се ползва тази наистина великолепна програма, но до голяма степен над нейното основно предназначение.

Работа с Excel

Повечето от специалистите във финансовата сфера използват изключително много функциите като VLOOKUP, HLOOKUP, SUMIF, SUMIFS  и други подобни. Честото използване на подобни функции говори само за едно нещо – каквото и да правите имате нужда от подредена релационна база данни,  с която лесно да манипулирате структурираната информация. Първата програма, която влиза в помощ на по-напредналите е друг продукт на Майкрософт – Access.

Предимствата на Access пред Excel в регистрирането и манипулирането на голям брой записи на еднакви бизнес процеси са най-различни. Можете да се разтърсите из интернет, но определено поддържането на гигантски таблични файлове в Excel не е нещо, с което един професионалист трябва да се хвали в своята работа. Най-малкото възможностите на релационната база данни от Access да се интегрира в друга система е далеч по-осъществима и работеща, отколкото електронна таблица подобна на Excel.

Не мога да скрия, че понякога Excel върши чудеса и е особено полезен в случаите, когато имате еднократно подадени данни, които искате да превърнете в смислена информация, помагаща ви за вземането на решения или даването на препоръки и консултации. В такъв момент PivotCharts и PivotTables са незаменими. Направо немислимо е и да видите дипломиран експерт счетоводител, познат също като външен одитор, който да прави анализи и да обработва информацията подадена от организациите, без да използва в поне част от работата си способностите на Excel или някоя друга програма за електронните таблици.

Когато говорим за неправилно използване на електронните таблици можем да дадем пример с множество средно-големи фирми, които обработват данни чрез изпращане на информация от няколко служителя, към един който ги обобщава и въвежда в друг бизнес софтуер. Защо още първия служител да не въвежда информацията в съответната форма, а се прави така, че втория си губи времето да дублира работата на първия. Ако това се случва 1-2 пъти годишно може и да си струва да остане така, но ако това е повтарящ се ключов бизнес процес в структурата на една организация, би трябвало да се помисли за интеграцията му  в бизнес софтуера на организацията.

Друг пропуск на оптималното използване на бизнес софтуера е в една компания е, ако някой изважда различни справки от базата с данни на софтуера и след това ги манипулира и превръща в информация. Същите повтарящи се операции, които извършва служителя за да изтегли информацията и след това да я манипулира, може да се направи с една или няколко заявки в съответния бизнес софтуер.

Всяко едно решение за интегриране на стандартизирани задачи от Excel в бизнес ERP или CRM системата на една компания трябва да бъде  внимателно анализирано, но много често извън загубеното време на служителите в повтарящи се дейности от различните хора, трябва да се помисли и за многобройните грешки, които хората допускат при въвеждане и обработка на електронни таблици.

От моите наблюдения и опит си вадя изводи, че когато си направиш таблица, която успееш да свършиш за около 1 час, възможностите за грешки са сведени до минимум, но ако трябва да обработваш и редактираш даден файл в продължение на няколко часа, това води често до досада и демотивация, а в допълнение монотонността рязко увеличава риска към допускане на грешки. Обикновено в такъв момент по-опитните потребители успяват да си измислят проверки, с които да установят дали полученият резултат е меродавен и вписващ се в техните очаквания, но това не винаги е възможно.

Друг важен елемент на използването на Excel в една организация като основен бизнес софтуер е неговата невъзможност за дефиниране на права и съответно осъществяване на контрол. Когато група от служители работят върху един файл, никога не може да се разбере точно кой какви промени или манипулации е правил. Това е съществен риск, който може да окаже голямо влияние върху мотивацията на отделните служители както и на екипната им работа. Възможностите на Excel с парола да заключваш определени части или цели листи с таблици(sheet) е компромисен вариант, но не може да замени повечето комплексните бизнес решения в ИТ индустрията, които дават пълна история на промени или познати още като audit trail, както и възможности за дефиниране на права на ниво отделно поле в дадена форма за попълване.

В някои ситуации недостатъците по отношение на правата могат да бъдат „излекувани“ чрез интеграцията на Excel с SharePoint, но това пак е голям компромис. Ако говорим за мини бизнес решения, в които ви трябват няколко потребителя с различни права, то интеграцията на Sharepont 2010 и Access 2010 дава далеч повече възможности и прави базата данни от тях по-използваема в други бизнес решения.

Да не забравяме и случаите когато имате множество навързани електронни таблици на Excel, които използвате в създаването на някаква информация. Една корекция в даден файл, в който изтрием даден ред или колона, ще има отражение върху всички файлове и съответно всякакви формули, които използват тези полета, ще изгубят своята референция и ще получат #REF! грешка. Това води до голямо главоблъскане във възстановяването им и съответно недотам добри чувства към съответната електронна таблица.

В заключение, мисля че, Excel е чудесна програма, стига да се използва в това, за което е предназначена. След като нещо работи и може да се направи с нея, то не означава, че е най-доброто решение за осъществяване на съответната задача.

Tags: , ,

3 Responses to “Работа с Excel – съчетание между любов и омраза”

  1. bpeev 10.07.2012 at 17:53 #

    Привет,

    Много интересна и вярна публикация. Поздравления за блога като цяло!

    Повече от 10 години се занимавам с финанси и ERP системи. Работил съм като съм като финансов контролер, ERP консултант и в последните години като финансово-счетоводен консултант към една от big4 и смея да кажа, че имам добра представа за ситуацията в БГ. Excel присъстваше навсякъде в десетките фирми, където съм бил, почти винаги като основно средство за манипулиране на данни и съставяне на отчети. Почти навсякъде ERP системите се ползват като обикновено repository на данни, които в последствие се „мелят“ с ексел. То и системите много рядко са истински ERP-та, а само така се наричат.

    Опитите да се изгради интелигентно конфигурирано ERP или да се надгради с BI почти винаги завършваха или с неуспех или с кратковременен успех, след което с течение на времето фирмите се връщаха към Excel.

    Така че, да, „love and hate“ е и моето отношение към тази иначе чудесна програма :-)

  2. Емилиян Танев 10.07.2012 at 20:02 #

    Здравей,

    Лично аз съм на мнение, че може да се използва Excel, когато искаш да направиш експорт на excel и да направиш някакви допълнителни елементарни манипулации, но не и да правиш ERP в excel :)… както често се случва.

    Да поддържаш адекватен BI сигурно е нещо много хубаво и вероятно се случва само в организации с вътрешен BI отдел, тъй като нужната информация, която трябва да се следи се изменя често.

    Поздрави и успех с консултантството!

  3. Maria 01.03.2013 at 11:40 #

    Доста полезна публикация!

Leave a Reply